Skąd czerpać inspiracje i pomysły na automatyzacje w firmie

Poznaj nasze pomysły gdzie szukać inspiracji do automatyzacji w firmie

Automatyzacja procesów w firmach staje się nieodzownym elementem ich rozwoju, poprawy efektywności i redukcji kosztów. W wielu organizacjach automatyzacja jest kluczowym czynnikiem umożliwiającym skalowanie działalności. Jednak, aby odpowiednio dobrać procesy do automatyzacji, trzeba wiedzieć, skąd czerpać pomysły i jakie obszary mogą skorzystać z tego rozwiązania.

‍

Inspiracje czają się w... narzekaniach

Tak, dobrze przeczytałeś! Te wszystkie westchnienia i skargi współpracowników to prawdziwa skarbnica pomysłów na automatyzację. Kiedy słyszysz "znowu muszę to zrobić ręcznie" lub "ile można tracić czasu na takie głupoty", powinieneś wyostrzyć słuch. To właśnie w tych momentach frustracji rodzą się najlepsze pomysły na usprawnienia.

‍

Analiza codziennych zadań – znajdź procesy, które warto zautomatyzować

Drobne, powtarzalne zadania mogą mieć ogromny wpływ na efektywność zespołów. Automatyzacja takich czynności nie tylko przyspiesza pracę, ale także pozwala uniknąć błędów ludzkich, które często pojawiają się przy rutynowych zadaniach. Analizując codzienne obowiązki, zwróć uwagę na:

• Zadania wymagające wielu etapów i różnych narzędzi – jeśli proces wymaga korzystania z kilku aplikacji lub narzędzi, często można to uprościć za pomocą narzędzi do automatyzacji.
• Czas trwania zadania w skali miesiąca – zmierz, ile czasu poświęcasz na jedno zadanie w skali miesiąca. Może się okazać, że kilkanaście minut dziennie przeznaczonych na powtarzalne działania przekształca się w godziny straconego czasu.
• Procesy zależne od warunków (reguły) – jeśli proces jest oparty na zestawie reguł, łatwo można je przekazać narzędziu do automatyzacji, by działało według tych ustaleń.

‍

Wykorzystaj potencjał zespołu i jego sugestie

Automatyzacja często jest najbardziej potrzebna w obszarach, które generują największe frustracje lub przeciążenia zespołu. Zachęcając pracowników do dzielenia się swoimi pomysłami na automatyzację, firma może zyskać nieocenione wskazówki:

• Rozważ warsztaty zespołowe – angażujące spotkania, podczas których zespół wspólnie zidentyfikuje, które zadania są czasochłonne, i wymyśli potencjalne rozwiązania.
• Wprowadź regularne spotkania rozwojowe – nawet szybkie, cotygodniowe spotkania mogą pomóc w zbieraniu pomysłów i zauważeniu, które problemy powtarzają się najczęściej.

‍

Przykładowe pytania, które warto zadać zespołowi

• „Które zadania wydają Ci się najmniej produktywne?”
• „Czy są działania, które w Twojej opinii można by zautomatyzować?”
• „Co zajmuje Ci najwięcej czasu, a nie wpływa bezpośrednio na wyniki pracy?”

‍

Poznaj

• ‍Automatyzacja procesów biznesowych - czym jest ?‍
• ‍Jak automatyzacja zwiększa sprzedaż?
• Jak wdrożyć automatyzację w firmie

‍

Platformy i społeczności online jako źródło nowych pomysłów

W sieci znajdziemy liczne społeczności, fora i grupy zrzeszające osoby zainteresowane automatyzacją, które dzielą się swoimi doświadczeniami, narzędziami i nowymi trendami:

• Automation Anywhere Community – dla osób zainteresowanych głębszymi rozwiązaniami z zakresu RPA (Robotic Process Automation).
• ProductHunt i Indie Hackers – platformy, na których znajdziesz nowe narzędzia, niekiedy we wczesnych fazach rozwoju, które mogą pomóc w automatyzacji specyficznych procesów.
• Kursy online (np. Udemy, Coursera) – przeglądając kursy z zakresu automatyzacji, możesz dowiedzieć się, jak inne firmy automatyzują swoje procesy lub odkryć nowe narzędzia.

Blogi i publikacje specjalistyczne

Warto śledzić blogi poświęcone automatyzacji oraz publikacje branżowe. Często przedstawiają one case studies oraz analizy przykładów automatyzacji w różnych branżach, pokazując, jak konkretne procesy zostały uproszczone.

‍

Narzędzia do automatyzacji jako inspiracja

Sama eksploracja narzędzi automatyzacyjnych często otwiera nowe perspektywy na możliwości usprawnienia procesów. Obecnie istnieje mnóstwo narzędzi, które mogą być dostosowane do różnych typów automatyzacji:

• Make (dawniej Integromat) – oferuje zaawansowane przepływy pracy z różnymi aplikacjami, co jest szczególnie przydatne, gdy potrzebujesz niestandardowych połączeń.
• Microsoft Power Automate Desktop – bardziej zaawansowane funkcje automatyzacji, które pozwalają tworzyć przepływy na poziomie komputerów i integracji systemowych.
• Notion z integracją do automatyzacji – narzędzie, które może posłużyć do prowadzenia baz danych z zadań, dokumentacji czy informacji klientów i połączeń z innymi narzędziami.

Testowanie i ocena narzędzi

Przed wprowadzeniem nowego narzędzia, warto przetestować jego funkcje i ocenić, czy rzeczywiście rozwiązuje dany problem. Często producenci oferują wersje próbne, które mogą pomóc w sprawdzeniu, czy dany program spełnia wymagania firmy.

‍

Poznaj nasze usługi:

• automatyzacja dla firm
• systemy CRM dla firm
• crm dla deweloperów

‍

Przykłady konkretnych obszarów, które dobrze nadają się do automatyzacji

Rozważ automatyzację w kluczowych działach, które najczęściej przetwarzają powtarzalne zadania. Przykłady:

• Finanse i księgowość – automatyczne generowanie faktur, przypomnienia o płatnościach, aktualizacja rejestrów księgowych.
• Sprzedaż i CRM – monitorowanie leadów, automatyczne przypomnienia do kontaktu z klientami, generowanie raportów z działań handlowych.
• Obsługa klienta – automatyzacja odpowiedzi na często zadawane pytania (FAQ), integracja chatbotów, które odpowiadają na standardowe pytania, automatyczne przydzielanie zgłoszeń.

‍

Case studies - jak firmy wykorzystują automatyzację?

Firmy takie jak Amazon czy Netflix korzystają z automatyzacji na dużą skalę, wprowadzając rozwiązania automatycznego zarządzania danymi i procesami logistycznymi. Analiza takich przykładów może inspirować mniejsze firmy do wdrożenia niektórych z tych rozwiązań na mniejszą skalę.

‍

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru procesów do automatyzacji?

Skuteczna automatyzacja wymaga przemyślanej analizy i planowania. Warto wziąć pod uwagę:

• Mierzenie wyników przed i po automatyzacji – porównanie kluczowych wskaźników efektywności, takich jak czas trwania procesów, liczba popełnianych błędów czy zadowolenie pracowników.
• Ustalanie priorytetów – zaczynaj od najprostszych i najbardziej czasochłonnych procesów, które można szybko zautomatyzować i które przyniosą szybki zwrot z inwestycji.
• Analizowanie kompatybilności z obecnymi systemami – integracja automatyzacji z istniejącymi narzędziami może być kluczowa dla efektywnego wdrożenia.

Zobacz:

• co to jest make.com

‍

Ulepszaj i optymalizuj procesy

Automatyzacja to proces ciągły. Ulepszaj i aktualizuj przepływy pracy, dostosowując je do zmieniających się potrzeb firmy. W miarę rozwoju biznesu i pojawiania się nowych narzędzi warto na bieżąco oceniać, czy zastosowane rozwiązania nadal są optymalne.

‍

Źródeł inspiracji do automatyzacji jest wiele: od analizy codziennych zadań i sugestii zespołu, po czerpanie pomysłów z dostępnych narzędzi i społeczności online. Kluczem do sukcesu jest systematyczna ocena procesów i otwartość na testowanie nowych rozwiązań. Automatyzacja może przynieść znaczne korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe, odciążając pracowników, przyspieszając zadania i minimalizując ryzyko błędów.

Przeczytaj również 5 kluczowych wskaźników KPI dla projektów budowlanych