Bezpłatna konsultacja
Zobacz który system CRM rozwiąże problemy w Twojej firmie i sprawdzi się lnajepiej do codziennej pracy. W artykule pokazujemy mocne i słabe strony systemu obiegu dokumentów eDokumenty - obszary pracy tj. dostępne moduły systemu CRM, jakość i wygodę pracy od strony użytkownika i administratora.
spis treści
eDokumenty to platforma do elektronicznego obiegu dokumentów (DMS) i automatyzacji procesów biznesowych (BPM), która wspomaga zarządzanie relacjami z klientami (CRM) oraz usprawnia współpracę zespołów (Groupware). System jest przeznaczony dla firm każdej wielkości, od małych przedsiębiorstw po duże korporacje. Jego głównym celem jest usprawnienie przepływu informacji, eliminacja papierowej dokumentacji i zwiększenie efektywności operacyjnej.
System łączy w sobie kilka głównych funkcjonalności:
eDokumenty to rozwiązanie dające funkcjonalności CRM oraz DMS.
Zgodnie z informacjami na stronie internetowej producenta systemu tj: Betasoft system posiada możliwości i funkcjonalności :
Ponadto system jest przygotowany i dopasowanych dla odpowiednich branż. Warto nadmienić że eDokumenty oferuje zdecydowanie większe możliwości niż te które znajdziemy na stronie internetowej. Poza standardowymi modułami możemy również wybrać opcję dodania modułów wg. naszych potrzeb.
1. Elektroniczny obieg dokumentów (DMS)
Jedną z podstawowych funkcji programu jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją. System umożliwia przechowywanie, katalogowanie i szybkie wyszukiwanie dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki temu firma może ograniczyć koszty związane z drukowaniem i archiwizacją papierowych dokumentów.
W praktyce oznacza to, że dokumenty, takie jak faktury, umowy czy wnioski, mogą być przesyłane między działami firmy w formie elektronicznej, co przyspiesza procesy i eliminuje potrzebę fizycznego przekazywania papierów.
2. Automatyzacja procesów biznesowych (BPM)
System pozwala na tworzenie i zarządzanie procesami biznesowymi, co znacznie usprawnia realizację codziennych zadań. Dzięki funkcji workflow można zautomatyzować takie procesy jak akceptacja faktur, obieg wniosków urlopowych czy zatwierdzanie zamówień. Procesy te można dostosować do specyficznych potrzeb firmy, co pozwala na pełną kontrolę nad przebiegiem pracy.
3. CRM – Zarządzanie relacjami z klientami
Moduł CRM wspiera działania sprzedażowe i marketingowe, umożliwiając przechowywanie danych klientów, historii kontaktów i realizowanych transakcji. System automatycznie przypomina o terminach spotkań, zadaniach czy wysyłce ofert, co ułatwia utrzymywanie dobrych relacji z klientami i zwiększa skuteczność działań handlowych.
4. Praca grupowa (Groupware)
Funkcja pracy grupowej wspomaga komunikację i współpracę między pracownikami, umożliwiając korzystanie z wspólnego kalendarza, zarządzanie zadaniami i prowadzenie dyskusji online. Dzięki temu zespół może efektywniej planować swoją pracę i szybciej reagować na pojawiające się wyzwania.
5. Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych to jeden z kluczowych aspektów każdego systemu do zarządzania dokumentami. eDokumenty stosuje zaawansowane technologie szyfrowania, takie jak protokół SSL, które chronią przesyłane informacje. System regularnie wykonuje kopie zapasowe danych, co minimalizuje ryzyko ich utraty. Ponadto platforma jest zgodna z wymogami RODO, co gwarantuje ochronę danych osobowych klientów i pracowników.
6. Integracje z innymi systemami
Program umożliwia integrację z popularnymi narzędziami biznesowymi, takimi jak systemy księgowe, platformy e-commerce, systemy ERP oraz narzędzia do zarządzania projektami. Dzięki temu dane są automatycznie synchronizowane między różnymi platformami, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji i zmniejsza ryzyko błędów.
7. Mobilność i dostępność w chmurze
Dzięki działaniu w chmurze, eDokumenty pozwalają na dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia. Aplikacja mobilna, dostępna na systemy iOS i Android, umożliwia przeglądanie dokumentów, zarządzanie procesami i komunikację z zespołem nawet wtedy, gdy jesteś poza biurem.
Zobacz nasze rozwiązania CRM
Zobacz ofertę na dedykowane lub abonamentowe systemy CRM dla firm
Interfejs programu został zaprojektowany z myślą o prostocie i przejrzystości. Nawigacja jest intuicyjna, a układ menu logicznie uporządkowany, co ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych funkcji. Proces dodawania dokumentów, tworzenia workflow czy zarządzania zadaniami jest prosty i nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej.
Warto jednak zaznaczyć, że dla nowych użytkowników pełne opanowanie wszystkich funkcji systemu może wymagać czasu, zwłaszcza w przypadku bardziej zaawansowanych opcji. Na szczęście producent oferuje szczegółową dokumentację oraz wsparcie techniczne, które ułatwia szybkie wdrożenie.
System CRM przeszedł redesign warstwy UI i zyskał nowy wygląd w wersji 5 do której wprowadzono ponad 1000 zmian i udoskonaleń dla użytkowników.
Co zostało poprawione w interfejsie ?
Nowy wygląd to przede wszystkim lepsza dostępność i użyteczność oraz nawigacja po systemie.
Poprawione zostały również : nowa kartoteka i sprawy Klienta, uproszczony wygląd email, wyszukiwarka.
Zobacz również :
Pod względem użyteczności UX rozwiązania interfejsu miejscami nie umiemy odnaleźć się w panelu lub w sposób intuicyjny odnaleźć niezbędnych funkcjonalności. Całość procesu zamówienia pracuje w oparciu o okna tylu Lightbox otwierane nad głównym panelem.
Menu oraz brak auto zapisu dla wprowadzonych zmian jest z naszej strony dużym problemem, również rozmieszczenie ikon nawigacji i ich intuicyjność. W przypadku tego typu rozwiązań lepiej sprawdzi się ułożenie menu nawigacyjnego po prawej stronie z mniejszymi ikonami.
Sposób pracy systemu tj: otwierane okna nad głównym interfejsem również dobrze było by zastąpić czytelniejszym rozwiązaniem choćby z interfejsu Google Analitycs.
Zobacz
Aby wejść w edycję osoby należy kliknąć dwa razy w rekord w tabeli, jednak kursor nie wskazuje na możliwość wejścia w konkretny rekord (brak zmiany jego statusu).
Edycja użytkownika
Brak wyraźnie oznaczonych CTA sugerujących edycję, pojawiają się one dopiero po najechaniu na pozycję np: Klienci - baza
Polsko-angielski interfejs użytkownika
Nie jest to duży problem jednak mimo włączenia wersji PL w dalszym ciągu mamy dostępne CTA i niektóre opisy w wersji anglojęzycznej.
Zobacz
Od strony konfiguracji budowania struktury systemu przy pierwszym logowaniu możemy wybrać i zdefiniować w jaki sposób chcemy pracować w systemie. Dostępne opcje również możemy skonfigurować lub edytować później klikając ikonę 'quick start'.
✅ Zalety:
• Kompleksowe funkcje zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi.
• Możliwość automatyzacji wielu codziennych zadań.
• Integracja z innymi systemami biznesowymi.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa danych i zgodność z RODO.
• Mobilność i dostępność w chmurze.
• Intuicyjny interfejs i łatwość obsługi.
❌ Wady:
• Pełne opanowanie wszystkich funkcji może wymagać czasu.
• Brak niektórych zaawansowanych opcji w wersji mobilnej.
• Mieszane języki w interfejsie mogą wpływać na spójność użytkowania.
Użytkownicy chwalą system za jego wszechstronność i możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb firmy. Szczególnie doceniana jest automatyzacja procesów, która pozwala zaoszczędzić czas i zwiększa efektywność pracy. Firmy korzystające z programu zauważają także poprawę w zakresie komunikacji wewnętrznej oraz szybszy przepływ informacji między działami.
Niektórzy użytkownicy zwracają jednak uwagę na konieczność nauki obsługi bardziej zaawansowanych funkcji oraz potrzebę dalszego usprawnienia interfejsu, zwłaszcza w zakresie spójności językowej.
Program eDokumenty sprawdzi się w każdej firmie, która chce usprawnić obieg dokumentów, zautomatyzować procesy biznesowe i poprawić komunikację wewnętrzną. Narzędzie jest odpowiednie zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji działających w różnych branżach, takich jak handel, usługi, produkcja czy administracja publiczna.
Podsumowanie
To nowoczesne narzędzie, które znacząco ułatwia zarządzanie dokumentami i procesami w firmie. Dzięki automatyzacji wielu codziennych zadań pozwala oszczędzać czas, minimalizować ryzyko błędów i zwiększać efektywność pracy. Intuicyjny interfejs, szeroki zakres funkcji oraz możliwość integracji z innymi systemami sprawiają, że program jest wartościowym wsparciem dla każdej firmy dążącej do cyfryzacji i optymalizacji swoich procesów.
Chociaż pełne opanowanie wszystkich funkcji może wymagać czasu, to korzyści płynące z jego stosowania w pełni rekompensują ten wysiłek. Jeśli szukasz narzędzia, które pomoże Ci uporządkować dokumenty, usprawnić obieg informacji i zautomatyzować kluczowe procesy to rozwiązanie, które warto wziąć pod uwagę.
Agencja digital Hauerpower sp z o.o.
31-408 Kraków, Al. 29 Listopada 85
NIP 945-225-31-35
Copyrights 2010-2025
